Telefonrechnungen, Versicherungsbelege, Rechnungen. Eine Menge Dokumente, die jeden Monat wieder per Post ins Haus schneien. Das kennt Ihr doch auch sicher. Es werden immer mehr Unterlagen und die Ordner platzen aus allen Nähten. Unter diesen Dokumenten gibt es eine Menge Zettel, die man nicht zwingend im Original vorhalten muss, aber dennoch gerne behalten möchte. Irgendwann reichte es mir! Ich brauchte eine Lösung für diese Mengen von Handyrechnungen und so weiter. Die Idee ist nicht neu, denn Firmen archivieren schon seit Jahren ihre Unterlagen digital, also fing ich an die verschiedensten Dokumente einzuscannen und die Zettelwirtschaft samt den Ordnern in den Keller zu verlegen. Der Platz im Schrank wird schon seit langem für andere Dinge genutzt. Durch den Windows Home Server habe ich nun aber auch die Möglichkeit ganz einfach auf meine Daten zuzugreifen. Egal wo ich bin, egal um welche Zeit: Meine Dokumente stehen mir nach dem Login über das Webinterface sofort zur Verfügung.
Wie habe ich es gemacht?
Vor längerer Zeit schon habe ich mir einen HP Scanner zugelegt, der einfach nur über USB mit dem PC verbunden wird und auch Strom über dieses Kabel bekommt. Mit diesem Scanner lese ich die Dokumente ein und lege Sie als PDF Dateien ab, da ich dann, egal von welcher Betriebssystem Platform aus die Dokumente öffnen kann. Zur Erstellung der PDF Dateien verwende ich den FreePDF XP Druckertreiber, der kostenlos als Download erhältlich ist.
Auf dem Windows Home Server habe ich mir eine Freigabe angelegt, in der ich verschiedene Unterordner angelegt habe. Eigene rdner für Bank, Versicherung, Rechnungen usw. und natürlich auch wieder weitere Unterordner um die Dateien genau zu kategorisieren. Die Dateinamen sind wie folgt aufgebaut: DATUM_INHALT_SEITE z.B. 21092007_T-Mobile-Rechnung_Seite-1
Über die Windows Suche bzw. die Desktop Search Bar ist es auch wirklich einfach Dokumente wiederzufinden. Dazu trägt natürlich auch eine ordentliche Sortierung bei.
Muss ich von Unterwegs aus nun dringend bei der Versicherung anrufen und benötige dazu meine Versicherungsnummer, so bin ich davon nur einen Internet-Anschluss aus von entfernt.
Von: Christoph Dommermuth
Kommentare
12 Antworten zu „Papierkrieg beendet“
Hallo,
ich scanne den ganzen Schriftverkehr schon seit ca. 4 Jahren. Dabei benutze ich allerdings das Microsoft TIF Format. Grund: Das Programm „Mircrosoft Office Document Scanning“ das im Office Paket enthalten ist, erlaubt mir eine Schrifterkennung durchzuführen. Damit kann die Desktopsuche auch den Inhalt der Dokumente durchsuchen. Für mich ein grosser Vorteil. Ist denn das bei deiner Lösung auch möglich? Ein durchsuchbares PDF wäre natürlich auch wegen der von dir erwähnten Vorteile noch besser.
Hi Guido,
also als Client habe ich mein MacOS 10.4.10 dran und das kann durch die PDFs suchen. Bei Spotlight kein Problem, doch bei einem Windows OS habe ich es noch nicht probiert.
Viele Grüße
Christoph
Hallo Guido, habe mich och ein wenig im Internet eingelesen. Es ist also nicht direkt mit der Windows Scuhe möglich, sondern es gibt von Adobe ein kostenpflichtiges Zusatzprogramm, Adobe Catalog, welches aber in der Vollversion von Adobe Acrobat enthalten ist! Damit lassen sich die PDF Dateien dann indizieren auf dem Windows.
Viele Grüße
Christoph
Hi!
Also laut diesem Artikel (http://www.pc-magazin.de/praxis/windows/a/Finden-statt-suchen) reicht es, den Adobe Reader 8.0 auf Vista zu installieren, dieser installiert dann einen IFilter, und so hat die Suche die Möglichkeit PDF Dateien zu durchsuchen.
lg Alex
Cool! Das ist dann noch einfacher. 😀
Ja, das mit dem IFilter passt, was mir aber noch nicht klar ist. An welcher Stelle wird denn die Schrifterkennung durchgeführt? Der Scanner liefert ja erstmal nur eine Grafik.
Vermutlich, ist die Texterkennung nur bei PDF Dateien möglich die klassisch mit Adobe Acrobat produziert wurden. Beim scannen kann ich mir nicht vorstellen, dass eine Texterkennung stattfindet
Stimmt wohl. Eine wirklich Texterkennung ist wohl nur bei „richtigen PDfs“ möglich. Wobei vielleicht funktioniert es noch bei einem dieser Softwaredruckern alá PDFCreator. Oder bei einem Scanner der via OCR Software einscannt.
Deswegen ist die exakte Bennenung von Christoph wohl doch vorteilhaft.
So, dann möchte ich nochmal mein Vorgehen genauer beschreiben:
1. Ich scanne mit einem Dokumentenscanner (Avision @V2100, Einzelblatteinzug) direkt auf ein freigegebenes Verzeichnis des Windows Home Servers im Microsoft TIF Format.
2. Anschließend führe ich die Texterkennung mit „Microsoft Office Document Scanning“ durch, das Bestandteil von Microsoft Office ist
==> somit habe ich ein 1:1 Abbild des Dokumentes inkl. durchsuchbarem Text. Habe damit seit mehreren Jahren aber sehr gute Erfahrungen gemacht.
Kurzer Nachtrag:
Nachteile:
– nur für Windowsumgebungen geeignet
– Microsoft Office notwendig
Vorteile:
– mehrseitige Dokumente in einer Datei
– ein Dokumentenscanner ist nicht unbedingt erforderlich, das ganze ist auch mit „Microsoft Document Scanning“ möglich, das ebenfalls Bestandteil von Microsoft Office ist
Ich habe gerade das ganze getestet. Ich scanne Briefe mit Adobe Acrobat Standard 8.0 mit Vista. Die PDF Dateien kann ich dann erstaunenswerter Weise mit der Suche von Vista jederzeit wiederfinden. Die Archivierung in PDF ist also gut machbar und sogar indiziert. Überrascht mich selber.
Das ist cool! Aber Vista ist dann anscheinend von Nöten?!